Inviare il preventivo al cliente
Il preventivo parte dal tuo account Gmail — il cliente vede il tuo indirizzo e risponde a te. Serve Gmail collegato; se non l'hai fatto, vedi «Collegare Gmail».
La finestra di invio
Tre campi, tutti e tre precompilati:
- Oggetto — «Preventivo QT-2026-0001 — La tua ragione sociale». Cambialo se vuoi.
- Messaggio (opzionale) — due righe di accompagnamento. Hai testi pronti? Il pulsante «Modello» li porta dentro (si scrivono in Impostazioni → Azienda → Modelli di messaggio).
- Lingua — la lingua in cui il cliente leggerà il documento, indipendente dalla lingua della tua interfaccia. Interfaccia in italiano e cliente tedesco non è una contraddizione.
I destinatari possono essere più di uno, con copia — l'ufficio acquisti e il commercialista insieme.
Cosa arriva al cliente
Non un PDF allegato. Il cliente apre l'email e vede il documento stesso dentro il messaggio: le righe, le quantità, i prezzi, i totali, i tuoi dati, le tue condizioni e i tuoi conti bancari se li hai compilati.
Perché: un allegato va scaricato, inciampa nei filtri aziendali ed è semplicemente scomodo sul telefono. L'email si legge ovunque si trovi il cliente.
In fondo c'è un pulsante verde di approvazione. Cosa fa: nell'articolo «Approvazione del cliente».
Cosa cambia appena premi Invia
- Lo stato diventa Inviato e viene conservata l'ora.
- Le righe tornano in attesa. È voluto: un nuovo invio è una nuova domanda al cliente. Una vecchia approvazione non deve sopravvivere in silenzio su un preventivo revisionato e lasciarti stampare qualcosa che il cliente non ha mai visto.
- I tuoi dati si congelano sul preventivo — ragione sociale, partita IVA, indirizzo, logo. Cambi indirizzo l'anno prossimo e il preventivo dell'anno scorso continua a mostrare quello giusto per il suo momento. È così che si comporta un documento commerciale.
- L'invio viene registrato nello storico del preventivo.
Inviare di nuovo
È cambiato qualcosa? Correggi e reinvii normalmente. Il messaggio resta nello stesso thread del primo, così il cliente non va a caccia tra dieci email sparse per capire qual è l'ultima versione.
Non serve sempre l'email
Per il cliente che passa in negozio o lo vuole su carta: il pulsante Stampa produce il preventivo come pagina pulita da stampare o salvare in PDF dal browser, anche lì con la scelta della lingua.
Se non parte
Due cause coprono quasi tutto: Gmail non è collegato, oppure il cliente non ha un'email registrata. In entrambi i casi PressCal te lo dice chiaramente invece di inviare nel vuoto.