Approvazione del cliente
«Sì, procedi» è il messaggio più caro della tua giornata, e di solito il più vago. «Sì a tutto?» «Anche i volantini?» «Al prezzo che ti ho detto al telefono o a quello che ho mandato?» PressCal lo mette per iscritto, riga per riga, con data e ora.
Cosa vede il cliente
Il pulsante verde nell'email del preventivo lo porta su una pagina con le righe in elenco, ognuna con la sua casella. Spunta quelle che vuole, vede «Selezionati: 2 / 3» e l'importo aggiornarsi in tempo reale, e preme approva.
Nessun account, nessuna password, niente da installare. Si apre sul telefono come sul computer.
Le righe già approvate in un passaggio precedente compaiono spuntate e bloccate — non può disapprovarle per sbaglio, e non contano due volte.
Approvazione parziale — la norma, non l'eccezione
Hai mandato biglietti, volantini e blocchi. Il cliente per ora vuole solo i biglietti. Una volta era una telefonata e un appunto su un foglietto; qui diventa stato Parziale sul preventivo, con le righe approvate segnate e le altre in attesa.
Le altre non si perdono. Quando decide, rientra dallo stesso link e approva le successive.
Cosa succede da solo al momento dell'approvazione
1. Si blocca il prezzo di ogni riga approvata. Qualunque cosa tu ricalcoli sotto, il prezzo che il cliente ha visto e approvato non si muove. È l'unico comportamento corretto — quello è stato concordato.
2. Il preventivo diventa un lavoro. Non c'è nessun pulsante «converti in lavoro» e non serve: alla prima approvazione, totale o parziale, il lavoro compare da solo nella bacheca dei lavori, nella tua prima fase. La cartella sul disco viene calcolata quando serve la prima volta — quando ci scarichi dentro i file.
3. Suona la campanella. Una notifica dentro l'app: «Preventivo QT-… approvato!» oppure «Approvazione parziale». Il testo viene scritto nella lingua della tua organizzazione nel momento in cui nasce e resta così — se cambi lingua dopo, le vecchie notifiche non vengono riscritte.
4. Lo stato diventa Approvato o Parziale.
Se chiede modifiche
Correggi le righe e reinvii. Con il nuovo invio le righe tornano in attesa, così nessuna vecchia approvazione resta attaccata a un prezzo che non vale più. La corrispondenza resta nello stesso thread e la storia del preventivo è tutta in un punto.
Cosa NON fa
Per non cercarlo: un preventivo non conserva versioni numerate confrontabili tra loro. C'è un preventivo e si evolve; quello che è successo resta nel suo storico. Vuoi tenere da parte la versione vecchia? Duplica il preventivo prima di modificarlo — prende un numero suo e i due convivono.