Inviare email da dentro PressCal
Tutto ciò che parte da PressCal parte dal tuo account Gmail. Il cliente vede il tuo indirizzo, risponde a te, e il messaggio finisce normalmente nella Posta inviata del tuo Gmail. PressCal non è un mittente intermediario — è la tua mano.
Corrispondenza di tutti i giorni
Nella pagina Email hai Nuova email, Rispondi e Inoltra, con A, copia, oggetto e Allega file.
Le risposte restano nello stesso thread del messaggio originale — la conversazione non si spezza in dieci email separate nella casella del cliente.
Ogni messaggio può essere collegato a un preventivo o a un argomento dell'Ufficio («Collega email a...»). Da lì in poi la corrispondenza vive insieme al lavoro, non in un'altra scheda.
Modelli e firma
I testi che scrivi ogni giorno non serve riscriverli.
Modelli di messaggio — li crei in Impostazioni → Azienda → Modelli di messaggio (titolo + testo) e compaiono come selettore «Modello» quando rispondi su un preventivo.
Firma email — si imposta una volta nello stesso punto, con un tagline facoltativo, ed entra automaticamente in ogni email che invii: risposte e preventivi. C'è un'anteprima per vederla prima che parta, e prende i tuoi recapiti dalla scheda Azienda — se è vuota, vuota sarà la firma.
💡 Le immagini della firma (logo, icone) non contano come allegati: PressCal le separa e le nasconde dall'elenco, così non pensi che un cliente ti abbia mandato tre file quando te ne ha mandato uno.
L'invio del preventivo
Qui smette di essere un'email qualunque. In Invia preventivo imposti:
- Oggetto — precompilato come «Preventivo {numero} — {la tua ragione sociale}»
- Messaggio (opzionale) — due righe di accompagnamento, oppure un modello
- Lingua — la lingua in cui il cliente leggerà il preventivo, indipendente dalla lingua della tua interfaccia
Il cliente non riceve un PDF allegato da scaricare. Riceve il documento stesso dentro l'email, con le righe e gli importi, e un pulsante verde di approvazione.
Cosa fa il pulsante di approvazione
Il pulsante apre una pagina in cui il cliente sceglie quali righe approvare — non necessariamente tutte. Hai mandato un preventivo con biglietti e volantini? Può approvare solo i biglietti, e PressCal lo registra come approvazione parziale. Non serve una telefonata per sapere cosa va avanti.
Cosa cambia sul preventivo appena premi Invia
- Lo stato diventa inviato e viene conservata l'ora di invio.
- Le righe tornano in attesa — perché un nuovo invio è una nuova domanda al cliente; le vecchie approvazioni non devono sopravvivere in silenzio su un preventivo revisionato.
- Viene salvata un'istantanea dei dati della tua azienda (ragione sociale, partita IVA, indirizzo, logo) sul preventivo. Se l'anno prossimo cambi indirizzo, il preventivo dell'anno scorso continuerà a mostrare l'indirizzo di allora — che è come deve comportarsi un documento commerciale.
- L'invio viene registrato nello storico del preventivo.
Cos'altro parte dallo stesso account
- Ordini di carta al fornitore — una tabella pronta con carta, misure e quantità
- Spedizione con corriere — l'email di tracciamento al cliente
- Inviti utente alla tua squadra
Se qualcosa non parte
La prima cosa da controllare è se Gmail è collegato — vedi «Collegare Gmail». La seconda, se il cliente ha un'email registrata: senza indirizzo, PressCal te lo dice invece di inviare nel vuoto.