Analisi delle email con AI — dalla richiesta alle righe del preventivo

«Buongiorno, vorrei 500 biglietti da visita 9x5 a due colori su cartoncino 350 e 1.000 volantini A5 a quattro colori fronte-retro, plastificati opachi.» Quell'email la ribatti in righe di preventivo dieci volte al giorno. AI Analizza lo fa in due secondi — e, cosa più importante, ti dice quello che il cliente non ti ha detto.

Dove si preme

Due strade, stesso risultato:

• Nella pagina Email apri il messaggio e premi «Nuovo preventivo da questa email». Il preventivo viene creato e l'AI comincia subito a leggere — «L'AI sta leggendo l'email e preparando le righe…».
• Dentro un preventivo esistente, nel pannello AI laterale, premi «AI Analizza» su un'email collegata o su una che trovi cercando (from:cliente@...).

Il risultato entra come righe del preventivo, non come testo da rilavorare.

Non è solo stampa

Una tipografia non vende solo carta stampata, e l'AI lo sa. Prima capisce che tipo di lavoro viene chiesto, poi tiene solo i campi che hanno senso:

• Timbri — quantità e misura. Non ti chiede su che carta va un timbro di gomma.
• Insegne, teli, vinili — qui «carta» significa materiale.
• Servizi (posa, trasporto, grafica) — nessuna specifica di stampa, solo la descrizione.
• Sconosciuto — lo scrive come l'ha detto il cliente, senza interrogarlo sulle carte.

È la differenza tra un assistente e un questionario.

La gerarchia che non permette bugie

Qui sta il cuore. Ogni campo di una riga appartiene a una di tre categorie:

1. Confermato — l'ha detto il cliente. Entra come fatto.

2. Suggerimento dallo storico — non l'ha detto, ma quello stesso cliente ha già ordinato un lavoro dello stesso tipo. Allora l'AI compila il valore vecchio e lo segna «suggerimento dallo storico», con il preventivo e la data da cui l'ha preso (per esempio QT-2026-0288 · 12/05/2026). È un'ipotesi, e si vede che lo è.

3. Mancante — non detto e non presente nello storico. Viene segnato «In attesa dal cliente».

⚠️ Quello che non fa mai: mettere un «valore predefinito». Niente quadricromia perché di solito è così, niente cartoncino 300 perché è ragionevole. Un predefinito silenzioso in un preventivo è un prezzo sbagliato che scopri il giorno della consegna.

Il pulsante che ti restituisce l'ora

Quando mancano dei dati, premi «Chiedi al cliente via email i dati mancanti». PressCal redige il messaggio con le domande da fare — solo per i campi che hanno senso per quel prodotto — e lo mette in Rispondi: «Bozza aggiunta a Rispondi — controllala e inviala».

Lo leggi, lo ritocchi se vuoi, lo invii. Niente parte senza di te.

Il cliente si trova da solo

L'indirizzo del mittente viene abbinato da solo a un contatto o a un'azienda. È da lì che arriva anche lo storico per i suggerimenti — quindi più ordinati sono i tuoi contatti, più intelligente sembra l'AI.

In che lingua scrive

I testi liberi (descrizione, note, sintesi) sono scritti nella lingua del paese della tua organizzazione, non in quella dell'email. Una tipografia italiana che riceve un'email in inglese ottiene una descrizione in italiano, perché quella descrizione la legge la tua gente.

Cosa aspettarsi realisticamente

Legge bene le email normali dei clienti, anche quando non usano la terminologia corretta («una specie di cartoncini, carta dura»). Fa fatica dove faresti fatica anche tu: quantità vaghe («qualcuno»), specifiche infilate in un PDF allegato invece che nel testo, thread ingarbugliati con cinque cambi di idea.

Guarda sempre il risultato prima di mandare un prezzo. L'AI prepara la bilancia; a pesare sei sempre tu.