Análisis de emails con IA — de la petición a las líneas del presupuesto
«Hola, quería 500 tarjetas 9x5 a dos tintas en cartulina de 350 y 1.000 folletos A5 a cuatro tintas a doble cara, plastificados mate.» Ese email lo reescribes en líneas de presupuesto diez veces al día. Analizar con IA lo hace en dos segundos — y, más importante, te dice lo que el cliente no te ha dicho.
Dónde se pulsa
Dos caminos, el mismo resultado:
- En la página Email, abres el mensaje y pulsas «Nuevo presupuesto desde este email». Se crea el presupuesto y la IA empieza a leer al momento — «La IA está leyendo el email y preparando las líneas…».
- Dentro de un presupuesto existente, en el panel lateral de IA, pulsas «IA Analizar» sobre un email vinculado o sobre uno que encuentres buscando (
from:cliente@...).
El resultado entra como líneas del presupuesto, no como texto para que lo vuelvas a trabajar.
No es solo para impresión
Una imprenta no vende solo papel impreso, y la IA lo sabe. Primero entiende qué tipo de trabajo se pide y después conserva solo los campos que tienen sentido:
- Sellos — cantidad y medida. No te pregunta en qué papel va un sello de caucho.
- Rótulos, lonas, vinilos — aquí «papel» significa material.
- Servicios (instalación, transporte, diseño) — ninguna especificación de impresión, solo la descripción.
- Desconocido — lo escribe tal como lo dijo el cliente, sin interrogarlo sobre papeles.
Esa es la diferencia entre un asistente y un cuestionario.
La jerarquía que no permite mentiras
Aquí está el núcleo. Cada campo de una línea pertenece a una de tres categorías:
1. Confirmado — lo dijo el cliente. Entra como un hecho.
2. Sugerencia del historial — no lo dijo, pero ese mismo cliente ya ha pedido antes un trabajo del mismo tipo. Entonces la IA rellena el valor antiguo y lo marca como «sugerencia del historial», con el presupuesto y la fecha de donde lo sacó (por ejemplo QT-2026-0288 · 12/05/2026). Es una suposición, y se ve que lo es.
3. Falta — ni dicho ni en el historial. Se marca «Pendiente del cliente».
⚠️ Lo que nunca hace: poner un «valor por defecto». Ni cuatricromía porque suele ser así, ni cartulina de 300 porque es razonable. Un valor por defecto silencioso en un presupuesto es un precio equivocado que descubres el día de la entrega.
El botón que te devuelve la hora
Cuando faltan datos, pulsa «Pedir por email los datos que faltan». PressCal redacta el mensaje con las preguntas que hay que hacer — solo para los campos que tienen sentido en ese producto — y lo pone en Responder: «Borrador añadido a Responder — revísalo y envíalo».
Lo lees, lo retocas si quieres, lo envías. Nada sale sin ti.
El cliente se localiza solo
La dirección del remitente se asocia sola a un contacto o una empresa. De ahí sale también el historial para las sugerencias — así que cuanto más ordenados tus contactos, más lista parece la IA.
En qué idioma escribe
Los textos libres (descripción, notas, resumen) se escriben en el idioma del país de tu organización, no en el del email. Una imprenta española que recibe un email en inglés obtiene una descripción en español, porque esa descripción la lee tu gente.
Qué esperar de forma realista
Lee bien los emails normales de clientes, incluso cuando no usan terminología correcta («una especie de tarjetitas, papel duro»). Se atasca donde te atascarías tú: cantidades vagas («unas cuantas»), especificaciones metidas en un PDF adjunto en vez del cuerpo, hilos enredados con cinco cambios de opinión.
Mira siempre el resultado antes de mandar un precio. La IA prepara la balanza; el que pesa sigues siendo tú.