L'Ufficio: progetti e cose in sospeso

Ogni tipografia ha un mucchio di cose in sospeso che non sono lavori di produzione: l'ordine di carta al distributore, la fattura da mandare, l'appuntamento di giovedì con un cliente, il toner della Konica. Roba che non sta né nei Preventivi né nei Lavori — per questo esiste la pagina Ufficio.

Progetti: i tuoi gruppi

A sinistra trovi la lista PROJECTS — i gruppi che tengono in ordine le tue cose da fare. Premi + e dai un nome: «Ordini materiali», «Contabilità», «Marketing». Ogni progetto riceve automaticamente il suo colore — un puntino colorato accanto al nome — e mostra quanti elementi contiene. Doppio clic sul nome per rinominarlo.

Quando un progetto è concluso, non cancellarlo: premi Archivia. Esce dalla lista attiva e passa alla sezione FILE in basso, con tutti i suoi elementi — e lo riporti su quando vuoi con Ripristina.

Elementi: scrivi, spunta, dimentica

Dentro il progetto, scrivi in Nuovo elemento... e premi Invio — bastano due secondi per annotare una cosa da fare. Ogni elemento ha la sua casella, come la lista della spesa: la spunti quando è fatto, il titolo viene barrato e l'elemento scende sotto quelli aperti. Se poi salta fuori che non era fatto, togli la spunta e torna su. Doppio clic sul titolo per modificarlo.

I dettagli

Clicca su un elemento e si apre la sua scheda:

• NOTE — testo libero, si salva da solo mentre scrivi.
• PRIORITÀ — Low / Mid / High / !!!. Tutto ciò che non è Mid mostra un puntino colorato sulla riga; «!!!» è il rosso da «molla tutto».
• DEADLINE — una data visibile direttamente sulla riga, che diventa rossa appena scade con l'elemento ancora aperto. (Il Calendario segue le scadenze dei lavori di produzione — le cose in sospeso dell'Ufficio vivono qui.)
• TAGS — etichette libere, separate da virgole.
• CHECKLIST — sotto-passaggi con le loro caselle. Sulla riga vedi un contatore, ad es. 2/5, che diventa verde quando è tutto fatto. Perfetto per qualcosa come «Ritiro lastre»: chiamare il platemaker → conferma → ritiro.

La mini tabella

Sotto le note c'è la sezione TABELLA. Premi Aggiungi tabella e hai una piccola griglia stile Excel dentro l'elemento, con i pulsanti Riga e Colonna per allargarla. È fatta apposta per l'ordine di carta: una riga per referenza — «Patinata 350 g | 70x100 | 500 fogli» — e quando chiami il distributore, le leggi in ordine. Comoda allo stesso modo per confrontare i prezzi di due fornitori o per una mini lista spese.

Collega l'elemento al suo mondo

• AZIENDA (blu) e CONTATTO (verde acqua): colleghi l'elemento a un cliente o fornitore, così vedi al volo di chi si tratta.
• Collega email: cerchi nella tua Gmail (mittente, oggetto) e agganci l'email giusta all'elemento. La apri e la leggi per intero lì, allegati compresi — l'offerta del fornitore resta appuntata all'ordine, senza doverla ripescare nella posta.

Ufficio o Preventivi/Lavori?

La regola è semplice: tutto ciò che verrà fatturato a un cliente è un Preventivo — e una volta approvato diventa un Lavoro ed entra in produzione. Tutto il resto — ordini di materiali, appuntamenti, burocrazia, manutenzione macchine, idee di marketing — va nell'Ufficio. Così la bacheca dei lavori resta pulita e mostra solo ciò che va stampato, mentre il resto degli impegni ha una casa sua invece dei post-it attorno al monitor.