Contatti: aziende e persone
Il parco clienti di una tipografia non è mai un semplice elenco di nomi. Sono aziende a cui si fattura, e persone che mandano i file e le email — e la stessa persona spesso lavora per più di un'azienda. La pagina Contatti di PressCal tiene entrambe le cose: separate, ma collegate.
Due schede, due colori
La pagina ha due schede: Aziende (blu) e Persone (verde acqua). Il colore ti segue in tutta l'app — un avatar blu con un edificio è un'azienda; uno verde acqua con un'iniziale, una persona.
- L'azienda è l'entità di fatturazione: ragione sociale, nome commerciale, Partita IVA, indirizzo, cartella dei lavori. Puoi anche segnarla come Fornitore perché compaia nel tuo Magazzino.
- La persona è l'essere umano: nome, email, telefono, cellulare.
Chi lavora per chi
Un'azienda può avere molti contatti, e un contatto può appartenere a più aziende. Il grafico che ti manda i file per tre clienti diversi è un solo record, collegato a tutti e tre — non tre schede con lo stesso cellulare.
Ogni collegamento ha anche un Ruolo: Dipendente, Grafico, Freelance, Intermediario, Contatto o Titolare. E in ogni azienda una persona è impostata come Contatto principale — è quella proposta automaticamente come destinataria quando invii un preventivo via email.
Contatti che si creano da soli
Non metterti a digitare tutto il parco clienti a mano. Quando crei un preventivo da un'email, PressCal confronta automaticamente il mittente con i contatti e le aziende esistenti — e se non trova nulla, crea un nuovo contatto con nome e indirizzo del mittente. Dopo qualche settimana di lavoro dalla pagina Email, la tua rubrica si sarà costruita praticamente da sola.
Trasformare una persona in azienda
A volte quello che è arrivato come "persona" è in realtà un'attività — il "Giorgio" che ti ha scritto si rivela un negozio con Partita IVA. Nel selettore contatto del preventivo c'è il pulsante Converti in azienda: apre il modulo di nuova azienda già compilato con nome, email e telefono del contatto, senza ridigitare nulla.
Come si legano ai preventivi
Un preventivo può avere sia l'azienda che il contatto, insieme: l'azienda è "chi viene fatturato" — i suoi dati finiscono sul preventivo stampato e la cartella del lavoro prende il suo nome — mentre il contatto è "con chi parli". Così il preventivo per la Acme S.r.l. può passare dal suo grafico esterno senza fare confusione con la fatturazione.
Ricerca P. IVA (regione greca)
Sull'installazione greca di PressCal, la sezione Fiscale del modulo azienda ha il pulsante Cerca la P. IVA su TaxisNet: con il codice fiscale greco a 9 cifre, la ricerca recupera ragione sociale, ufficio imposte, indirizzo, città, CAP e attività, con un'anteprima delle modifiche prima di applicarle. Se l'azienda esiste già in Elorus, viene collegata anche lì.
Una ricerca che perdona
La ricerca nei Contatti non ti punisce per gli accenti o la tastiera — con o senza accenti trovi lo stesso record. E se negli anni si sono accumulati doppioni, il pulsante Unisci fonde due record in uno e trasferisce tutti i preventivi, i file e i contatti a quello che resta.
Un ultimo trucco: il campo note di ogni contatto (es. "Vuole sempre Velvet", "Paga a 60 giorni") lo legge anche l'assistente IA — quello che scrivi lì, se lo ricorda nelle vostre conversazioni.