La Oficina: proyectos y pendientes

Toda imprenta tiene un montón de pendientes que no son trabajos de producción: el pedido de papel al distribuidor, la factura que tiene que salir, la reunión del jueves con un cliente, el tóner de la Konica. Eso no cabe ni en Presupuestos ni en Trabajos — para eso existe la página Oficina.

Proyectos: tus grupos

A la izquierda tienes la lista PROJECTS — los grupos que mantienen tus pendientes organizados. Pulsa + y ponle nombre: «Pedidos de material», «Contabilidad», «Marketing». Cada proyecto recibe automáticamente su propio color — un punto de color junto al nombre — y muestra cuántos elementos contiene. Doble clic en el nombre para renombrarlo.

Cuando un proyecto se termina, no lo borres: pulsa Archivar. Sale de la lista activa y pasa a la sección ARCHIVO de abajo, con todos sus elementos — y lo recuperas cuando quieras con Restaurar.

Elementos: escribe, marca, olvídate

Dentro del proyecto, escribe en Nuevo elemento... y pulsa Enter — así de rápido apuntas un pendiente. Cada elemento tiene su casilla, como una lista de la compra: márcala cuando esté hecho, el título se tacha y el elemento baja por debajo de los abiertos. Si al final resulta que no estaba hecho, la desmarcas y vuelve. Doble clic en el título para editarlo.

Los detalles

Haz clic en un elemento y se abre su ficha:

• NOTAS — texto libre, se guarda solo mientras escribes.
• PRIORIDAD — Low / Mid / High / !!!. Todo lo que no sea Mid muestra un punto de color en la fila; «!!!» es el rojo de «déjalo todo».
• DEADLINE — una fecha visible en la propia fila, que se pone roja en cuanto vence con el elemento aún abierto. (El Calendario sigue los plazos de los trabajos de producción — los pendientes de la Oficina viven aquí.)
• TAGS — etiquetas libres, separadas por comas.
• CHECKLIST — subpasos con sus propias casillas. La fila muestra un contador, p. ej. 2/5, que se pone verde cuando todo está hecho. Perfecto para algo como «Recoger planchas»: llamar al platemaker → confirmar → recoger.

La mini tabla

Debajo de las notas está la sección TABLA. Pulsa Añadir tabla y tienes una pequeña cuadrícula tipo Excel dentro del elemento, con botones Fila y Columna para ampliarla. Está pensada justo para el pedido de papel: una fila por referencia — «Estucado 350 g | 70x100 | 500 hojas» — y cuando llames al distribuidor, las lees en orden. Igual de útil para comparar precios de dos proveedores o llevar una mini lista de gastos.

Conecta el elemento con su mundo

• EMPRESA (azul) y CONTACTO (verde azulado): vincula el elemento a un cliente o proveedor, para ver de un vistazo a quién se refiere.
• Vincular email: busca en tu Gmail (remitente, asunto) y engancha el email correspondiente al elemento. Lo abres y lo lees entero ahí mismo, adjuntos incluidos — la oferta del proveedor queda fijada al pedido, sin volver a bucear en la bandeja de entrada.

¿Oficina o Presupuestos/Trabajos?

La regla es sencilla: lo que se vaya a facturar a un cliente es un Presupuesto — y al aprobarse, se convierte en Trabajo y entra en producción. Todo lo demás — pedidos de material, citas, papeleo, mantenimiento de máquinas, ideas de marketing — va a la Oficina. Así el tablero de trabajos queda limpio, mostrando solo lo que hay que imprimir, y el resto de obligaciones tiene su propio sitio en lugar de notas adhesivas alrededor del monitor.