Il flusso del lavoro — dall'email alla fattura

Un lavoro non è mai una sola schermata. È un'email che arriva, un prezzo che deve uscire giusto, un'approvazione, un reparto in movimento, una cartella piena di file e una fattura alla fine. PressCal è fatto per percorrere tutta questa strada in un unico posto — senza ribattere gli stessi dati in cinque programmi.

Percorriamola con un lavoro vero: Caffè & Chicco ti scrive venerdì mattina — «ci servono 1.000 biglietti da visita, 9×5 cm su 350 g, lamination opaca, allego il file».

1. La richiesta arriva via email

Apri la pagina Email — la tua Gmail, dentro PressCal. Il mittente viene abbinato automaticamente a un contatto o a un'azienda; se è un cliente nuovo, il contatto praticamente si crea da solo. Il PDF con i biglietti è allegato al messaggio e seguirà il lavoro per tutto il percorso.

2. Dall'email al preventivo

Premi Nuovo preventivo da questa email (oppure Da email nella pagina dei preventivi). L'AI legge la richiesta e ti mette i dati in un modulo: quantità 1.000, formato 9×5, carta da 350 g, lamination opaca. Tu li controlli e basta — quello che l'email non dice resta vuoto perché lo compili tu, non viene inventato. L'email è ormai legata al preventivo: gli allegati vengono salvati tra i suoi file e, quando il cliente risponde nello stesso thread, la risposta si collega da sola.

3. Il calcolo

Ora il prezzo. Nel Calcolatore scegli la macchina e la carta, inserisci 9×5 con il suo bleed e 1.000 copie. L'imposition si monta da sola: vedi sul canvas quanti biglietti entrano nel foglio, quanti fogli consumerai, quanti click — o plates, se vai in offset. Spunti la lamination opaca e l'addebito entra da solo, con le tariffe che hai impostato in Finiture. A destra, la scomposizione completa: carta, stampa, finiture, margine, prezzo di vendita. Non sai se a 1.000 conviene il digitale o l'offset? Prova entrambe le macchine — sono due clic. Salvi, e il calcolo diventa una riga del preventivo.

4. Il preventivo parte

Premi Invia, metti il destinatario e due righe, e l'email parte dal tuo Gmail — il cliente vede il tuo indirizzo. Riceve una tabella con le righe e i prezzi, un PDF allegato e un pulsante di accettazione. Il preventivo passa a Inviato, e sai in ogni momento a che punto è.

5. Il cliente approva online

Basta telefonate «l'hai visto?». Il cliente apre il link, spunta quello che vuole e accetta. Se approva tutte le righe, il preventivo diventa Approvato; se ne tiene solo alcune, Parziale. Tu ricevi subito la notifica — e il lavoro passa da solo alla bacheca lavori. Se chiede modifiche, crei una revisione del preventivo senza perdere lo storico.

6. In produzione

In Lavori la commessa è ormai una scheda su una bacheca kanban, con le fasi di produzione come colonne: File → Stampa → Taglio → Finiture → Consegna. La trascini di colonna in colonna man mano che avanza: controllo del PDF in File, stampa, guillotine, lamination opaca e infine la consegna — con voucher del corriere direttamente dal lavoro, se hai configurato un corriere. Priorità a colori e scadenze su ogni scheda: un'occhiata alla bacheca e tutta la stamperia sa cosa sta succedendo.

7. La cartella del lavoro

Se usi PressKit (l'app desktop gratuita), con l'approvazione si crea automaticamente una cartella sul tuo computer: {Azienda}/{Numero preventivo} - {Titolo}. Gli allegati del cliente si scaricano lì con un clic, e il PDF di imposition pronto per la macchina viene esportato nello stesso posto. Basta «dove l'avevo salvato?» alle tre del pomeriggio.

8. Fattura e chiusura

Biglietti consegnati — resta la carta. Con Elorus collegato (lo colleghi nelle Impostazioni), premi il pulsante di fatturazione direttamente sul preventivo e la fattura viene creata in Elorus con il cliente e gli importi del preventivo — non si ribatte nulla. Non usi Elorus? Premi Stampa e tiri fuori un PDF pulito del preventivo per la contabilità. Per finire, Completa: il lavoro viene archiviato e PressKit sposta la cartella in _01 Archive — disco pulito, bacheca pulita.

Questa è tutta la strada. L'email, il prezzo, l'approvazione, la produzione, i file e la fattura non vivono in cinque programmi: è lo stesso lavoro, che cambia solo fase.