El flujo del trabajo — del email a la factura

Un trabajo nunca es solo una pantalla. Es un email que llega, un precio que tiene que salir bien, una aprobación, un taller en marcha, una carpeta llena de archivos y una factura al final. PressCal está hecho para recorrer todo ese camino en un solo sitio — sin volver a teclear los mismos datos en cinco programas.

Vamos a recorrerlo con un trabajo real: Café & Grano te escribe el viernes por la mañana — «necesitamos 1.000 tarjetas de visita, 9×5 cm en 350 g, lamination mate, adjunto el archivo».

1. El pedido llega por email

Abre la página Correo — tu Gmail, dentro de PressCal. El remitente se asocia automáticamente a un contacto o a una empresa; si es un cliente nuevo, el contacto prácticamente se crea solo. El PDF con las tarjetas viene adjunto al mensaje y acompañará al trabajo durante todo el recorrido.

2. Del email al presupuesto

Pulsa Nuevo presupuesto desde este email (o Desde Email en la página de presupuestos). La IA lee la petición y te presenta los datos en un formulario: cantidad 1.000, medida 9×5, papel de 350 g, lamination mate. Tú solo los revisas — lo que el email no dice se queda en blanco para que lo rellenes tú, no se lo inventa. El email queda ligado al presupuesto: los adjuntos se guardan entre sus archivos y, cuando el cliente responda en el mismo hilo, la respuesta se enlaza automáticamente.

3. El escandallo

Toca el precio. En Escandallo eliges la máquina y el papel, pones 9×5 con su bleed y 1.000 unidades. La imposition se monta sola: ves en el lienzo cuántas tarjetas caben en el pliego, cuántas hojas vas a gastar, cuántos clicks — o plates, si vas a offset. Marcas la lamination mate y el cargo entra solo, con las tarifas que configuraste en Acabados. A la derecha, el desglose completo: papel, impresión, acabados, beneficio, precio de venta. ¿No sabes si a 1.000 sale mejor digital u offset? Prueba las dos máquinas — son dos clics. Guardas, y el escandallo se convierte en una línea del presupuesto.

4. El presupuesto sale

Pulsas Enviar, pones el destinatario y un par de líneas, y el email sale desde tu propio Gmail — el cliente ve tu dirección. Recibe una tabla con las líneas y los precios, un PDF adjunto y un botón de aceptación. El presupuesto pasa a Enviado, y sabes en todo momento en qué punto está.

5. El cliente aprueba online

Se acabaron las llamadas de «¿viste el presupuesto?». El cliente abre el enlace, marca lo que quiere y acepta. Si aprueba todas las líneas, el presupuesto pasa a Aprobado; si se queda solo con algunas, a Parcial. Te llega la notificación al momento — y el trabajo pasa solo al tablero de trabajos. Si pide cambios, creas una revisión del presupuesto sin perder el historial.

6. En el taller

En Trabajos el encargo ya es una tarjeta en un tablero kanban, con las etapas de producción como columnas: Archivos → Impresión → Corte → Acabados → Entrega. La arrastras de columna en columna según avanza: revisar el PDF en Archivos, imprimir, guillotine, lamination mate y, al final, la entrega — con etiqueta de mensajería directamente desde el trabajo, si tienes configurada una empresa de mensajería. Prioridades con colores y fechas límite en cada tarjeta: un vistazo al tablero y todo el taller sabe qué está pasando.

7. La carpeta del trabajo

Si usas PressKit (la aplicación de escritorio gratuita), con la aprobación se crea automáticamente una carpeta en tu ordenador: {Empresa}/{Número de presupuesto} - {Título}. Los adjuntos del cliente se descargan ahí con un clic, y el PDF de imposition listo para máquina se exporta al mismo sitio. Se acabó el «¿dónde lo guardé?» a las tres de la tarde.

8. Factura y cierre

Tarjetas entregadas — queda el papeleo. Con Elorus conectado (lo conectas en los Ajustes), pulsas el botón de facturación directamente en el presupuesto y la factura se crea en Elorus con el cliente y los importes del presupuesto — no se vuelve a teclear nada. ¿No usas Elorus? Pulsa Imprimir y saca un PDF limpio del presupuesto para tu gestoría. Para terminar, Completar: el trabajo se archiva y PressKit mueve la carpeta a _01 Archive — disco limpio, tablero limpio.

Ese es el camino completo. El email, el precio, la aprobación, la producción, los archivos y la factura no viven en cinco programas: es el mismo trabajo, que solo cambia de etapa.